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観光バスの事務員のアルバイトは、観光バスの申し込み受付けやバスの運行状況の確認などが主な仕事です。
一般事務ですが、観光バスの申し込みの受付け・電話応対、問合せ応対、観光バスの使用を検討しているお客様への見積もりの作成、申込の入金確認、毎日のバスの運行状況の確認と準備、レンタル車輛の書類チェック、メール応対をしておりました。観光バスで利用されるお客様は、行き先によって運転手の方に渡す地図の印刷や運行関連の書類の作成、高速道路の状況の確認をしたり、行き先の最寄りのインターを調べたりしました。
ご利用されるお客様のところへのお迎え先も、お申込みいただいた内容のチェックをしながら運転手の方にその場所を伝えていました。運行前のアルコールチェックも、随時立ち会っていました。
デメリットは、割引の対象が分かる社員がいないため、クレームがあること…
見積もり作成をするときに、今までご利用回数が多いお客様は割引対象になるのですが、どのお客様がその対象になる方なのか引継ぎができる社員の方が誰もいません。今までの過去の書類もどこにあるのかすら分からないので、見積もり作成したら、上司である社長にチェックしてもらう決まりです。
しかし、作成しても結局割引になるお客様だった時も…。さらには、社長が不在の時には見積もりのチェックをしてもらえる人がいないので、お客様に書類を出せなくてクレームの電話が来ることがありました。割引額も間違っていると、全く知らないアルバイトの私たちがお客様から怒られたりして、対応してくれる社員の方がいなかったのがとても大変でした。
一番の不満は、アルバイトがほとんどで、お客様への対応がしっかり出来ていなかったこと。責任感のある社員がいてほしかったし、担当をしっかりと決めてほしかった…
入金確認をするときに、銀行口座の情報を毎日印刷していました。しかし、お客様の中には利用後に入金するという認識の方も多く、利用前に入金する決まりの会社だったので、確認ができないと運行できないからという事で、誰か手が空いている人がお客様へ催促のお電話をしないといけませんでした。その電話対応も、全く見積等も作っていない人がかけることもあったので、何か聴かれるとさっぱりわからない状況の場合もありました。ある程度、担当者を決めて、内容も全て把握したうえで、お電話したほうが早かったのではないかと思いました。
また、アルバイトの人がほとんどで、社員の方が居てもすぐに辞めたりしてしまっていて、結局アルバイトの私たちだけでは、業務的に分からない事の方が多かったです。引継ぎだけでなく業務内容も説明は受けますが、書類の場所や注意事項等は自分で探したり、お客様から指摘を受けてから気づいたりと言う感じで、対応するのが難しくて、事務職がかなり経験が長い人でないとついていけない職場ではないかと思います。
知らなかったことの方が多くて、それをお客様から指摘されたときに担当したら自分が対応しないといけません。どう対処していいのか分からず、相談できる上司も居ないし、社員も居なくて困ってしまう事が多かったです。
